PENGAWASAN (controling)

A.     Pengertian  dan  Fungsi  pengawasan

Pengawasan adalah  salah satu fungsi dari seorang pemimpin, tetapi seorang pemimpin harus memahami arti dan tujuan pengawasan. George R. Tery (2006 : 395) megartikan control is to determine what is complished, evaluate it and aply corrtive measures, iff need, to insure result in keepingwith plan (pengawasan adalah menderteminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja apabila perlu, menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaannyasesuai dengan rencana apa yang telah ditetapkan ).

Fungsi pengawasan (controling) adalah fungsi terakhir dari proses manajemen. Fungsi ini sangat penting dan sangat menentukankan pelaksaan proses manajemen, karena itu harus dilakukan sebaik-baiknya.

Pengawasan ialah proses pemantauan, penilaian dan pelaporan rencana atas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan untuk tindakn korektif guna penyempurnaan lebih lanjut. Pengasan ini berkaitan erat dengan fungsi perencanaan dan kedua fungsi ini merupakan hal yang saling mengisi. Dengan demikian peranan pengawasan ini sangat menentukan baik atau buruknyapelaksanaan suatu rencana.

Pengawasan atau controlling ini diperoleh salah satu pakar sebagai berikut :

Earlt P. Strong : controlling is the process of regulation the varios factors in an enter prise according to the requirement of is plans (pengawasan adalah proses penaturan berbagai factor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan dalam rencana ).

Ø  Tujuan dan manfaat pengawasan

v  Tujuan pengawasan

1.       Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan   dari rencana

2.       Melakukan tnidakan perbaikan (corrective), jika terdapat penyimpangan-penyimpangan (deviasi)

3.       Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencananya.

4.       Menheentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan,penyelewengan, pemborosan , hambatan dan ketidak adilan.

5.       Mencegah terulannya kembali kesalahan, penyimpangan penyelewengan, pemborosan , hambatan dan ketidak adilan.

6.       Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang membina yang lebih baik.

7.       Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi dan akuntabilitas organisasi.

8.       Meningkatkan kelancaran operasi organisasi.

9.       Meningkatkan kinerja organisasi.

10.   Memberikan opini atas kinerja organisasi.

11.   Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah pencapian kinerja yang ada.

12.   Mencipyakan terwujudnya pemerintahan yang bersih

v  Manfaat pengawasan

Manfaat penawasan yang dimaksudkan untuk meningkatkan akuntabilitas dan keterbukaan. Pengawasan pada dasarnya merupakan langkah-langkah pembenahan atau koreksi yang objektifjika terjadi perbedaan atau terjadi penyimpangan antara pelaksanaan dengan perencanaannya. Dalam makna ini pengawasa juga berarti mengarahkan atau menkordinasi antar kegiatan agar pemborosan dapat  dihindari.

B.      Asas-asas pengawasan

Harold Kontz dan  Cyril O’donnel mengemukakan asas-asas pengawasan yaitu sebgai berikut:

1.       Asas tercapainya tujuan (principle of assurance of objektif) artinya pengawasan harus ditujukan  kearah tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menhindari penyimpangan-penyimpangan dari rencana.

2.       Asas efisisensi  pengawasan  (principle of efficiency of control), artinya pengawasan itu efisien , jika dapat menhindari penyimpangan dari rencana.

3.       Asas tanggung jawab pengawasan (principle of control responsibiliti), artinya pengawasan hanya dapat dilaksanakan jika manaje bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana

4.       Asas pengawassanterhadap masa depan  (principle of future control), artinya pengawasan yang efektif harus ditujukan kearah pencegahan penyimpangan –penyimpangan yang terjadi, baik diwaktu sekaran maupun dimasa depan

5.       Asas pengawasan langsung (principle of direct control), artinya teknik control yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manajer bawahan yang berkualitas baik.

6.       Asas refleksi rencana (principle of reflection plans), artinya pengawasan harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencrminkan karakter  dan susunan rencana.

7.       Asas penyesuaian denggan organisasi (principle ofoerganitation suitabiliti)artinya pengawasan harus dilakukan sesuai struktur organisasi

8.       Asas pengawasa individual (princiole of individual of control), artinya pengawasan dan teknik pengawasan harus sesuia dengan kebutuhan manajer.

9.       Asas standar (principle of standar), artinya pengawasan yang efektif dan efisiien memerlukan standar yang tepat yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan tujuan yang dicapai

10.   Asas pengawasan terhadap strategis (principle of strteggic point control), artinya pengawasan yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujkan terhadp factor-faktor  yang strategis dalam perusahaan

11.   Asas kekecualian (the exception principle), artinya efisiensi dalam pengawasan membutuhkan  adanya perhatianyang ditujukan  terhadap faktor  kekecualian .

12.   Asas pengawasan fleksibel (primnciple of flekxibiliti of control),artinya pengawasan harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan rencana.

13.   Asas peninjauan kembali (principle of reviw), artinya system pengawasan harus ditinjau berkali-kali, agar system yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan

14.   Asas tindakan (principle of action), artinya pengawasan dapat dilakukan, apabila ada ukuran-ukuran untuk menkoreksi penyimpangan rencana porganisasi, staffing, dan direction.

C.      Jenis-jenis Pengawasan

1.       Pengawasan karyawan (personel control)

Pengawasan ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawan. Misalnya apakah karyawan bekerja sesuai dengan rencana, perintah, kerja, disiplin, absensi, dan sebagainya.

2.       Pengawasan keuangan (financial control)

Pengawasan tersebut ditujukan kepada hal-hal yang menyankut keungan, tntang pemasukan dan peneluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengawasan anggarannya

3.       Pengawasan produksi (production control)

Pengwasan ini ditujukan untuk mengettahui kualitas kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya

4.       Pengawasan waktu (time control)

Pengawasan ini ditujukan untuk mengetahui kualitas, pengawasan ini ditujukan kepada penggunaan waktu artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.

5.       Pengawasan teknis (technical control)

Pengawasan ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

6.       Pengawasan kebijaksanaan (policy control)

Pengawasan ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai, apakah kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah digariskan.

7.       Pengawasan penjualan (sales control)

Pengawasan ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi atau jasa yang dihasilkan terjual sesuai dengan target yang ditetapkan.

8.       Pengawasan inventaris (invetttorv control)

Pengawasan ini ditujukan untuk mengetahui apakah inventaritas perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang.

9.       Pengawasan pemeliharaan pengawasan ini dituujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris perusahaan dan kantor dipelihara dengan baik atau tidak dan jika ada yang rusak apa kerusakannya , apa masih dapat diperbaiki atau tidak.

D.     Proses dan cara-cara pengawasan

Proses pengawassan dilakukan secara bertahap melalui langkah- langkah sebagai berikut :

1.       Menentukan stndar-standar yang akan digunakan dasar pengawasan

2.       Mengukur pelaksanaan ataun hasil  yang telah dicapai

3.       Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standard an menentukan penyimpangan jika ada.

4.       Melakukan tindakan perbaikan , jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan

sesuai dengan rencana

Rencana juga perlu dinilai ulang dan dianalisis kembali, apakah sudah benar-benar realitas atau tidak, jika belum benar maka rencana itu harus diperbaiki.

Ø  Cara- cara pengawasan

Seorang manajer harus mempunyai berbagai cara untuk memastikan bahwa semua fungsi manajemen dilaksanakan dengan baik, hal ini dapat diketahui melalui proses control atau pengawasan.

Cara-cara pengawasan dilaksanakan sebagai berikut :

1.       Pengawasan langsung

Adalah pengawasan yang dilakukan sendiri secara lansung oleh manajer, manajer  yang  memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah pekerjaan yang sedang dilakukan sudah benar dan hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya.

ü  Kebaikannya :

      Jika ada kesalahan dapat diketahui sendiri munking, sehingga perbaikannya dilakukan dengan cepat.

      Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan,bsehingga akan mempererat hubungan antara atasan dan bawahannya.

      Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan karena, merasa diperhatikan oleh atasannya.

      Akan tertampung sumbbangan pikirrang dari bawahan yang mungkinbisa berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya

      Akan dapat menhindari timbulnya kesan laporan ”asal bapak senang” (ABS).

ü  Keburukannya:

      Waktu seorang manajer banyak tersita, sehingga waktu untuk pekerjaan lainnya berkurang misalnya prencanaan.

      Ongkos semaking besar karena adanya biaya perjalaanannya dan lain-lainnya.

      Mengurangi inisiatif bawahann karena merasa bahwa atasannya selalu mengamatinya.

2.       Pengawasan tidak langsung

Adalah pengawasan jarak jauh, artinya dengan melalui laporan yang diberikan oleh bawahan. Laporan ini  dapat berupa lisan atau tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasil-hasilyang telah dicapai.

ü  Kebaikannya :

      Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainnya semakin banyak, misalnya kebijaksanaan.

      Biaya pengawasan relative kecil.

      Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalammelaksanakan pekerjaannya.

ü  Keburukannya :

      Laporang kadang-kadang kurang objektif, karena ada kecenderungan untuk melapoorkan yang baik-baik saja (ABS).

      Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya sehingga perbaikannya pun juga terlambat

      Kurang menciptakan hubungan-hubungan antara atasan dan bawahan.

3.       Pengawasan berrdasarkan pengecualian

Adalah pengawwasan yang di khususkan untuk kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan. Pengawasan semacam ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsungoleh manajer.

Ø  Sifat dan waktu pengawasan

Sifat dan waktu pengawasan dibedakan atas enam bagian yaitu sebagai berikut :

1.        Preventive control adalah pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk menhindari terjadiinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaannya

2.       Repressive control adalah pengawasan yang dilakukan setelah terjadi kesalahn dalam pelaksanaannya, dengan maksud agar  tidak terjadi kesalahan  sehingga hasilnya sesuai dengan hasil yang dinginkan.

3.       Pengawasan saat proses yang dilakukan, jika terjadi kesalahan segara  diperbaiki.

4.       Pengawsanberkala, adalah pengawasan yang dilakukan secara berkala, misalnya per bulan, per semester, dan lain-lain.

5.       Pengawasan mendadak (Sidak) adalah pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apa pelaksanaan atau  peraturan-peraturan yang ada dilaksanakan atau tidak dilaksanakan dengan baik. Pengawasan mendadak perlu sekali-kali dilkukan, supaya karyawan tetap terjaga dengan baik.

6.       Pengamatan melekat (waskat) adalah pengawasan yang dilakukan secara integrative mulai dari sebelum, pada saat, dan sesudah kegiatan dilakukan.

E.      Macam-macam pengawasan

Pengawasan ini dikenal atas beberapa macam, yaitu :

1.       Internal control (pengawsan intern), adalah pengawsan yang dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahannya. Cakupan dari pengawasan ini meliputi hal-hal yang cukup luas baik pelaksanaannya,tugas, prosedur kerja, dan kedisiplinan karyawan dan lain-lain.

2.       External control (pengawsan ekstern), adalah pengawasan yang dilakukan oleh pihak luar. Pengawasan intern ini dapat dilakukan secara informal, misalnya  pemeriksaan pembukuan oleh kantor akuntan dan penilaian yang dilakukan oleh masyrakat.

3.       Formal control (pengawsan resmi), adalah pengawsan yang dilakukan olehinstansi atau pejabat resmi dapat dilakukan secaraintern maupun extern.misalnya pemeriksaan yang dilakukan oleh badan pemeriksa keuangan (BPK) terhadap BUMN dan lain-lain.

4.       Informal control (pengawsan konsumen),adalah pengawwasan yang dilakukan oleh masyarakat atau konsumen, baik secara langsung maupun tidak langsung. Misalnya melalui media massa cetak atau eletronik, dan lain-lain.

F.       Alat-alat pengawasan

Beberapa alat yang dapat digunakan  untuk melakukan fungsi pengawasan adalah sebagai berikut :

Ø  Budget (anggaran)

      Budget adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Pengendalian budget (budgetary control) dapat diketahui (diawasi) apakahh hasil yang diharapakan dari penerimaan atau pengeluaran itu sesuai dengan yang dinginkan atau tidak.

                Hal ini dapat diketahui dengan cara membangdingkannya dengan budget , Karena dalam anggaran telah ditetapkan jumlah penerimaan, jumlah pengeluaran serta hasil yang akan diperoleh di masa yang akan dating.

Ø  Non budget

      Personal observation yaitu pengawasan secara pribadi oleh pimpinan  perusahaan karyawan/bawahan yang sedang bekerja.

      Report. Laporan yang dibuat para manajer bawahan, misalnya manajer produksi membuat laporan-laporan perusahaan (marketing reports).

      Financial statement: merupakan daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari balance sheet dan income statemen (neraca dan daftar rugi laba).

      Statistic merupakan proses pengumpulan data, keterangan dan kejadian yang telah berlalu.

      Break even point(titk ulang point) yaitu suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak mendapat laba ataupun rugi. Jadi jumlah biaya yang sama dengan jumlah penjualang.

      Internal audit, yaitu pengawsan yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyankut masalah keuangan , apakah sesuai dengan prosedur  dan praktik yang telah ditetapkan.

G.      Masalah-Masalah Manajemen

v  Pengawasan

Seorang manajer mengelola agar tercapai hasil-hasil yang diinginkan dan direncanakan. Keberhasilan atau kegagalan yang disajikan hasil-hasil ini dipertimbankan dari segi tujuan yang sudah ditentukan. Hal ini mencakup pengawsan yaitu mengevaluasikan pelaksanaan kerja, dan jika perlu, memperbaiki apa yang sedang dikerjakan untuk menjamin tercapainyahasil-hsil menurut rencana.

v  Menentukan  “performance” (pelaksanaan kerja)

Haruslah diunkapkan dengan istilah-istilah yang sama dengan ekspektensi, sehingga perbandingan yang yang diakibatkannya,atau langkah no 3 akan jadi sah. Tersedia beberapa cara untuk menentukan pelaksanaan kerja : pengamatan-pengamatan, laporan-laporan, dan data-data statistic.

v  Pengawasann efektif

Pengawasan yang tepat membantu hubungan-hubungan Manusia yang baik,tanggapan manusia atas pengawasan merupakan suatu pertimbangan kunci. Pengawasan dapat dan seharusnya digunakan untuk meningkatkan hubungan yang menguntungkan dikalangan semua pegawai. Pengawasan haruslah merupakan suatu kegiatan yang positif dan membantu manajer yang efektif menggunakan pengawasan untuk membagi-bagi informasi, memuji pelaksanaan yang baik dan menampak mereka yang memerlukan bantuan serta menentukan bantuan jenis apa yang  mereka perlukan. Bersamaan dengan itu, pegawaai-pegawai ingin menyumbangkan pelaksaan yang baik mereka ingin mengetahui dan memenuhi persyaratan dari pekerjaannya dan mereka menginginkan pengakuan,kalau mereka memenuhi persyaratan-persyaratan itu.